Feira da Indústria Latino-Americana de Aves e Suínos 28, 29 e 30 de Abril • Curitiba • PR • Brasil | Local: ExpoTrade Convention Center
Horário da Feira: das 10h às 18h
Horário dos Seminários: das 09h às 17h
Biomassa & Bioenergia XIII Seminário Técnico Científico de Aves e Suínos

Dicas Especiais

Como potencializar a participação em uma feira
Cronograma e checklist

Definir objetivos e selecionar a feira.

12 a 9 meses antes do início da feira
• Preparação de novos produtos e serviços a tempo da participação na feira.
• Verificar situação econômica, oportunidades de vendas e de distribuição.
• Estimativas de custos e de retorno do investimento.
• Aprovação do orçamento.
• Nomeação da equipe de trabalho entre os colaboradores da empresa.
• Assegurar a coordenação interna do projeto.

10 a 8 meses antes do início da feira
• Solicitar à organização o manual do expositor.
• Definir a dimensão, a localização e o layout do stand.
• Inscrição na feira e envio de formulários de registro, reservas de espaço e contratações de serviços fornecidos pela organização ou por seus fornecedores.

7 meses antes do início da feira
• Definição de mostruários.
• Planejamento do stand - solicitação de orçamento para as montadoras.

6 meses antes do início da feira
• Aprovação do projeto de construção do stand.
• Definir o plano de meios de publicidade, seleção de brindes.
• Preparação de catálogos e preços no idioma de trabalho da feira.
• Consultas a transportadores; contatos com transitário oficial.
• Consultas a agências de viagens; contatos com hotéis credenciados para expositores.

5 a 4 meses antes do início da feira
• Inscrição no catálogo da feira - envio de dados, textos, logotipos.
• Envio do projeto de stand para aprovação pela organização.
• Aprovação da publicidade.
• Contratação de pessoal de apoio.

3 meses antes do início da feira
• Aprovação da produção das traduções, catálogos.
• Contratar fornecimentos ao stand - internet wireless, eletricidade, pontos de água, catering, limpeza, segurança etc.
• Pedido de lista de expositores à feira para contatos antes da mesma.

2 meses antes do início da feira
• Mailing a clientes e envio de convites; agendamento de reuniões no stand.
• Briefings e formação da equipe que participará no stand.
• Envio de nomes dos participantes do stand para credencial de expositor.
• Envio de mostruários. Contratação de seguros.
• Apresentação da montadora à organizadora da feira.

1 mês antes do início da feira
• Contratação de pessoal de apoio.
• Colocação da publicidade. Preparação de kit de imprensa para sala de imprensa da feira.
• Marcação de viagem e hotel, aluguel de carro.

5 dias antes do início da feira
• Viagem.
• Verificação da construção do stand.
• Levantamento dos cartões.
• Verificação de serviços contratados localmente.

2 a 1 dia antes do início da feira
• Colocação de mostruários.
• Recolhimento e armazenamento de caixas vazias para reutilização no retorno.
• Decoração do stand, aluguel de plantas e flores.
• Briefing ao pessoal de apoio.
• Contatos com outros expositores.
• Funcionamento da feira.
• Atendimento permanente ao stand, assegurando competência técnica nos horários destinados a profissionais do setor.

Funcionamento da feira
• Atendimento permanente ao stand, assegurando competência técnica nos horários destinados a profissionais do setor.
• Registro de contatos - ficha com dados do cartão de visita e detalhe de pedido, atendimento feito e follow up necessário.
• Gestão de pessoal de stand, escalas, fornecimentos periódicos, gestão de estoques de folhetos e brindes de distribuição geral.
• Visita à feira e aos outros expositores.
• Entregas periódicas de pequenas notícias para assessoria de imprensa da feira.
• Divulgações por circuito interno de rádio; banners e links no site da feira e da empresa.

Encerramento da feira
• Só no horário de desmontagem, receber as caixas vazias e destinar os mostruários.
• Encerramento de contas com contratados locais.
• Apresentação de cumprimentos à organização e parceiros locais.

1 mês após o encerramento da feira
• Análise e avaliação da participação.
• Verificação e quantificação de objetivos atingidos.
• Follow-up dos contatos na feira; agradecimentos e respostas a clientes.

2 meses após o encerramento da feira
• Encerramento de contas.
• Avaliação do impacto desta participação no futuro da empresa.
• Estimar a relação custo/benefício.
• Decidir próxima participação.
• Elaborar o relatório final.

Fonte: Portugal Global